REGLEMENT GENERAL DE LA CONVENTION
            "Les Cosplayers du Coeur"

                                                                                                                       Chapitre 1

​                                                                                                             Dispositions Générales

​01.01   En signant leur demande d’inscription, les exposants en acceptent toutes les prescriptions,notamment sanitaires, ainsi que toutes celles que des circonstances particulières ou nouvelles imposeraient. Ils s’engagent, en outre, à respecter l’ensemble des prescriptions légales et réglementaires en vigueur, notamment la législation du travail.

Affiché dans l’enceinte de la manifestation, le présent règlement est opposable aux visiteurs. La responsabilité de l’organisateur ne peut être engagée lorsqu’il fait application des stipulations du présent règlement général.

01.02   L’organisateur fixe seul le lieu, la durée, les heures d’ouverture et de fermeture de la manifestation, le prix des stands, celui des entrées ainsi que la date de clôture des inscriptions. Il détermine seul les catégories de personnes ou entreprises admises à exposer et/ou visiter la manifestation ainsi que la nomenclature des produits ou services présentés.

                                                                                                   Chapitre 2

                                                                                                           Inscription et Admission

02.01   A l’exclusion de tout autre, la demande d’admission s’effectue au moyen du formulaire officiel établi par l’organisateur. Ni une demande de communication d’un formulaire d’inscription, ni son envoi, ni l’encaissement d’un chèque de réservation ne valent inscription.

02.02   L’organisateur instruit les demandes et statue sur les admissions. L’inscription ne devient effective qu’après sa confirmation écrite à l’exposant.

02.03   L’organisateur se réserve le droit de rejeter, à titre provisoire ou définitif, toute demande d’inscription qui ne satisferait pas aux conditions requises, soit en regard des stipulations du formulaire officiel d’inscription, soit de celles du règlement particulier de la manifestation, soit encore en considération de l’Ordre Public ou de la défense de certains intérêts protégés.

02.04 Peuvent notamment constituer des motifs de rejet, définitif ou provisoire, la communication incomplète des renseignements requis, le défaut des versements ou garanties exigés par l’organisateur, le non-respect d’obligations antérieures et notamment du présent Règlement Général, la non-adéquation du demandeur, de ses produits ou services, avec l’objet, l’esprit ou l’image de la manifestation, le redressement judiciaire de l’exposant, son état avéré de cessation des paiements,la non-obtention d’autorisations administratives ou judiciaires le cas échéant nécessaires à sa présence durant la manifestation, le risque d’une atteinte, par sa présence, aux intérêts protégés des consommateurs et de la jeunesse, et plus généralement à l’Ordre Public, à la tranquillité des autres exposants, à la sécurité et l’agrément des visiteurs.

02.05  L’exposant doit faire connaître à l’organisateur tout élément ou tout évènement,survenu ou révélé depuis son inscription, et de nature à justifier un réexamen de son admission en regard des articles 02.03 et 02.04 du présent règlement.

02.06  En outre, l’organisateur se réserve le droit de demander, à tout moment, tout renseignement complémentaire en rapport avec ce qui précède et, le cas échéant, de réformer une décision d’admission prononcée sur des indications mensongères, erronées ou devenues inexactes. L’acompte versé demeure alors acquis à l’organisateur qui se réserve, en outre, de poursuivre le paiement de la totalité du prix.

02.07  Le droit résultant de l’inscription est personnel et incessible. L’admission n’emporte aucun droit d’admissibilité pour une manifestation ultérieure.

​                                                                                                                Chapitre 3

                                                                                          Frais d’inscription et de participation

​03.01 La ou les demandes d’admission sont, à peine de rejet immédiat, accompagnées du  règlement fixé par l’organisateur. Les frais d’ouverture de dossier ou droits d’inscription restent acquis à l’organisateur sauf à justifier d'un cas de force majeure, imprévisible et soudain.

03.02 Le montant global des frais de participation à la manifestation devient définitivement acquis à l’organisateur après la confirmation écrite faite à l’exposant de son admission. Le non-règlement du solde à l’échéance stipulée, ou de l’un des versements à l’une des échéances stipulées, emporte, sans mise en demeure préalable, déchéance du droit à exposer, l’acompte versé demeurant irrévocablement acquis à l’organisateur.

03.03 En outre, l’organisateur se réserve de poursuivre le paiement du solde du prix exigible, malgré la non-participation, pour quelque raison que ce soit, de l’exposant inscrit. Dans le cas où un exposant, pour une raison quelconque,n’occupe pas son stand le jour de l’ouverture de la manifestation, ou à la date limite d’installation fixée par l’organisateur, il est considéré comme démissionnaire. Sans préjudice de toutes autres mesures prises, aux risques et périls de l’exposant, l’organisateur peut disposer du stand de l’exposant défaillant sans que ce dernier ne puisse réclamer ni remboursement, ni indemnité, même si le stand est attribué à un autre exposant.

​                                                                                                              Chapitre 4

                                                                                            Attribution des Emplacements

04.01   L’organisateur établit le plan de la manifestation et il effectue la répartition des emplacements.

04.02  Sauf stipulation contraire, l’inscription ne confère aucun droit à la jouissance d’un emplacement déterminé. La participation à des manifestations antérieures ne crée,en faveur de l’exposant, aucun droit à un emplacement déterminé.

04.03  Dans la constitution des lots et l’attribution des emplacements, l’organisateur s’efforce de tenir compte du souhait exprimé par les exposants, de la nature et de l’intérêt des articles ou services qu’ils se proposent de présenter, de la disposition du stand qu’ils envisagent d’installer.

04.04  L’organisateur se réserve le droit de modifier, toutes les fois qu’il le jugera utile dans l’intérêt de la manifestation, la disposition des surfaces.

04.05  Les plans communiqués et la désignation des lots comportent, si le lieu de la manifestation s’y prête, des cotes aussi précises que possible.

04.06  L’organisateur ne peut être tenu responsable des différences légères qui pourraient être constatées entre les cotes indiquées et les dimensions réelles de l’emplacement, non plus que des modifications intervenues dans l’environnement des stands (modification des stands voisins, reconfiguration des allées..) au fur et à mesure de l’enregistrement des inscriptions.

                                                                                                           Chapitre 5

                                                                                      Installation et conformité des stands

​05.01 Il sera déterminé le délai imparti à l’exposant pour, avant l’ouverture de la manifestation, procéder à l’aménagement de son stand et y entreposer ce dont il aura besoin durant la manifestation.

05.02 L’exposant est tenu de se conformer aux instructions de l’organisateur relatives à la réglementation des entrées et sorties des marchandises, notamment pour ce qui concerne la circulation des véhicules dans l’enceinte de la manifestation.

05.03 Les exposants, ou leurs commettants, doivent avoir terminé leur installation aux dates et heures limites fixées par l’organisateur, lesquelles dates et heures passées, aucun emballage, matériel, véhicule de transports, entrepreneurs extérieurs, ne pourront plus, sous quelque motif que ce soit et quelque dommageable que cela  soit pour l’exposant, accéder, être maintenus, ou se maintenir sur le site de la manifestation.

05.04 L’installation des stands ne doit, en aucun cas, endommager ou modifier les installations permanentes du lieu d’exposition et elles ne doivent pas porter atteinte à la commodité ou à la sécurité des autres exposants et des visiteurs.

05.05 La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Elle doit, en tout état de cause, s’accorder avec les décorations générales de la manifestation, la visibilité des stands voisins et être adaptée à un public familial.

05.06 Dans les espaces d’exposition clos, tous les matériaux utilisés, y compris tentures et moquettes, doivent être conformes à la réglementation, l’organisateur se réservant, à tout moment le droit de faire enlever  toute installation non conforme.

05.07 L’organisateur se réserve, en outre, le droit de faire supprimer ou modifier celles des installations qui nuiraient à l’aspect général de la manifestation, gêneraient les exposants voisins ou les visiteurs, ou qui ne seraient pas conformes aux plans ou projets particuliers préalablement soumis.

05.08 L’exposant devra être présent sur son stand lors de la visite des services chargés de la sécurité et se conformer, tout au long de la manifestation, aux mesures de sécurité imposées par les Pouvoirs Publics ou prises par l’organisateur.

                                                                                                        Chapitre 6

                                                                                      Occupation et jouissance des stands

​06.01 Il est expressément interdit de céder, de sous-louer, d’échanger, à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie de l’emplacement attribué par l’organisateur.

06.02 Sauf autorisation écrite et préalable de l’organisateur, l’exposant ne peut présenter sur son emplacement d’autres matériels, produits ou services que ceux énumérés dans la demande d’admission et répondant à la nomenclature de produits ou services établie par l’organisateur. Sauf stipulation expresse contraire, la présentation et l’offre de matériels d’occasion sont rigoureusement interdite.

06.03 L’exposant ne peut, sous quelque forme que ce soit, présenter des produits ou services ou faire de la publicité pour des entreprises ou entrepreneurs non exposants, sauf autorisation écrite et préalable de l’organisateur.

06.04 La tenue des stands doit demeurer impeccable tout au long de la manifestation, le nettoyage de chaque stand, à la charge de l’exposant, devant être fait chaque jour et être achevé pour l’ouverture de la manifestation au public.

06.05 Les emballages en vrac, les housses utilisées pendant les heures de fermeture, les objets ne servant pas à la présentation du stand, le vestiaire du personnel doivent être mis à l’abri des regards des visiteurs. A l’inverse, il est interdit de laisser les objets exposés recouverts pendant les heures d’ouverture de la manifestation. L’organisateur se réserve le droit de retirer ce qui recouvrirait les objets sans pouvoir être rendu, en aucune façon, responsable des dommages ou pertes qui pourraient en résulter.

Les exposants et leur personnel doivent être d’une tenue correcte et d’une parfaite correction envers les visiteurs (ni interpellation du client ni débordement du stand) ou envers les autres exposants.

06.06 Le stand doit être occupé en permanence aussi bien pendant les heures d’ouverture aux exposants (y compris montage, livraisons et démontage) que pendant les heures officielles d’ouverture aux visiteurs. Le non-respect de cette disposition pourra entraîner une mesure d’exclusion temporaire ou définitive par l’organisateur.

​                                                                                                       Chapitre 7

                                                                                          Accès à la manifestation

​07.01 Nul ne peut être admis dans l’enceinte de la manifestation sans présenter un titre émis ou admis par l’organisateur.

07.02 L’organisateur se réserve le droit d’interdire l’entrée ou de faire expulser toute personne, visiteur ou exposant, dont la présence ou le comportement seraient préjudiciables à la sécurité, la tranquillité ou l’image de la manifestation.

07.03 Des « laissez-passer exposant », ou badges, donnant droit d’accès à la manifestation sont, dans des conditions déterminées par l’organisateur, délivrés aux exposants.

07.04 Des cartes d’invitation destinées aux personnes ou entreprises qu’ils désirent inviter sont, dans des conditions déterminées par l’organisateur, délivrées aux exposants. Les cartes non utilisées ne sont ni reprises, ni remboursées, ni échangées et ne doivent en aucun cas être cédées à des tiers.

07.05 La distribution et/ou la vente des invitations et des cartes spéciales émises par l’organisateur est strictement interdite dans l’enceinte et aux abords de la manifestation. La reproduction ou la vente de ces invitations et cartes spéciales seront passibles de poursuites judiciaires.

07.06 L'entrée et l'accès aux installations de l'évènement sont conditionnés par le port d'une tenue correcte, décente, le respect des mesures sanitaires éventuellement en vigueur et évidemment le respect d'autrui.

07.07: Les armes et objets pouvant servir d'arme sont interdits sur les lieux de la convention. Seules les armes factices des cosplayers, reconnues comme telles seront tolérées sur la site mais un emploi inapproprié de celles -ci pourra entraîner une éviction de leur utilisateur.

07.08 Des armes types épées, sabres, katanas, pourront éventuellement être vendues par des professionnels référencés uniquement et devront être conservées dans leurs emballages jusqu'à la sortie de la convention.

Il est toutefois précisé que même à l'extérieur, l'exhibition d'une arme est proscrite par la loi et peut éventuellement donner lieu à des poursuites pénales.

                                                                                                     Chapitre 8

                                                                             Contact et communication avec le public

​08.01 L’organisateur dispose du droit exclusif de rédaction, de publication et de diffusion, payante ou non, du catalogue de la manifestation. Il pourra concéder tout ou partie de ce droit ainsi que la publicité incluse dans ce catalogue. Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue seront fournis par les exposants sous leur responsabilité et, à peine de non-insertion, dans le délai fixé par l’organisateur.

08.02 L’exposant renonce expressément à tout recours, tant contre l’organisateur que contre les producteurs ou distributeurs, à raison de la diffusion, pour les besoins de la manifestation, en France et à l’étranger, par voie de télévision, vidéogramme ou tous autres supports (livres, plaquettes), de son image, de celle de son stand, de son enseigne, de sa marque, de son personnel, de ses produits ou services et il garantit l’organisateur de tout recours de ses préposés, sous-traitants et cocontractants, s’engageant par avance à leur imposer la présente obligation.

08.03 L’organisateur se réserve le droit exclusif de l’affichage dans l’enceinte abritant la manifestation. L’exposant ne peut donc utiliser, à l’intérieur de son stand seulement, que les affiches et enseignes de sa propre maison, à l’exclusion de toutes autres et ce dans les limites des prescriptions concernant la décoration générale.

08.04 Les circulaires, brochures, catalogues, imprimés, primes ou objets de toute nature, ne pourront être distribués par les exposants que sur leur stand. Aucun prospectus relatif à des produits non exposés ne pourra être distribué sans l’autorisation écrite de l’organisateur.

08.05 La distribution ou la vente de journaux, périodiques, prospectus, billets de tombola,,insignes, bons de participation, même si elle a trait à une œuvre ou manifestation de bienfaisance, les enquêtes dites de sondage, sont interdites, dans le lieu de la manifestation et ses abords immédiats, sauf dérogation accordée par l’organisateur.

08.06 Toute publicité lumineuse ou sonore, et toutes animations, spectacles, ou démonstrations susceptibles de provoquer des attroupements dans les allées, doivent être soumis à l’agrément préalable de l’organisateur qui pourra revenir sur l’autorisation éventuellement accordée, en cas de gêne apportée à la circulation ou à la tenue de la manifestation.

08.07 La réclame à haute voix et le racolage, de quelque façon qu’ils soient pratiqués,sont formellement interdits. Les exposants ne doivent en aucun cas obstruer les allées ou empiéter sur elles, sauf autorisation exceptionnelle, écrite et préalable de l’organisateur.

08.08 Les exposants doivent scrupuleusement veiller à informer loyalement le public sur les qualités, les prix, les conditions de vente et de garanties de leurs produits ou services de manière complète, objective et conforme à la réglementation. Ils ne   doivent procéder à aucune publicité ou action quelconque susceptible d’induire en erreur ou de constituer une concurrence déloyale.

08.09 Les exposants s’engagent à ne présenter que des produits, services ou matériels, conformes à la réglementation française ou européenne, sauf, le cas échéant, à ce qu’il soit clairement indiqué, au moyen d’un panonceau, leur non-homologation.Ils en assument l’entière responsabilité vis à vis des tiers, la responsabilité de l’organisateur ne pouvant, en aucune façon, être engagée de leur fait.

08.10 Il appartiendra à chaque exposant d’accomplir, chaque fois que nécessaire, les formalités que requiert sa participation à la manifestation, notamment en regard de la réglementation du travail, en matière douanière pour les matériels ou produits en provenance de l’étranger, en matière d’hygiène pour les produits alimentaires ou les espèces animales. L’organisateur ne pourra, à aucun moment, être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir à ce sujet.

 

                                                                                                    Chapitre 9

                                                                               Propriété intellectuelle et droits divers

09.01 L’exposant doit faire son affaire de la protection intellectuelle des matériels, produits et services qu’il expose (brevets, marques, modèles...), cela conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Ces mesures doivent être prises avant la présentation des matériels, produits ou services, l’organisateur n’acceptant aucune responsabilité dans ce domaine, notamment en cas de litige avec un autre exposant ou un visiteur.

09.02 En l’absence d’un accord entre la Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique (S.A.C.E.M), les exposants doivent traiter directement avec la S.A.C.E.M s’ils font usage de la musique à l’intérieur de la manifestation, même pour de simples démonstrations de matériels sonores, l’organisateur n’acceptant aucune responsabilité de ce chef.

09.03 Les prises de vue générale (photographies ou films) pourront être admises, dans l’enceinte de la manifestation, sur autorisation tacite de l'organisateur.  Cette autorisation pourra être retirée à tout moment, en cas d'abus ou de comportements inappropriés, notamment du point de vue de la décence.

09.04 Sauf les artistes présents lors de la convention qui disposent d'un droit à l'image spécifique sur leur personnalité publique et privée, les visiteurs sont en principe autorisés à effectuer des prises de vue.

Ainsi, sur les espaces qui leur sont dédiés ( stands, photocall ou studio, etc...) aucune prise de vue, quelque soit le support, n'est autorisée pour les artistes présents, sauf autorisation expresse de leur part.

En dehors des espaces précités, la prise de vue de l'artiste reste subordonnée à son accord.

09.05 La photographie de certains objets dans les stands peut être interdite à la demande et à la diligence des exposants.

                                                                                                Chapitre 10

                                                                                                   Assurances

10.01 Outre l’assurance couvrant les objets exposés et plus généralement tous les éléments mobiles ou autres lui appartenant, l’exposant est tenu de souscrire, à ses propres frais,  auprès de son propre assureur, toutes assurances couvrant les risques que lui-même et son personnel encourent, ou font courir à des tiers. Il devra en justifier, dès confirmation de son inscription, par la production d’une attestation. L’organisateur est réputé dégagé de toutes responsabilités, notamment en cas de perte, vol ou dommages quelconques.

10.02 A sa sauvegarde, l’organisateur peut, si nécessaire, imposer à l’exposant que ces assurances soient exclusivement contractées auprès d’un assureur désigné par lui dont lui seront alors précisés les taux et clauses de contrat.

                                                                                                Chapitre 11

                                                                        Démontage des stands en fin de salon

11.01 L’exposant, ou son représentant dûment accrédité, est tenu d’être présent sur son stand dès le début du démontage et jusqu’à évacuation complète du stand.

11.02 l’évacuation des stands, marchandises, articles et décorations particulières, ainsi que les déchets résiduels des matériaux ayant servi à la décoration des stands, devra être faite par les soins des exposants dans les délais et horaires impartis par l’organisateur. Passé les délais, l’organisateur pourra faire transporter les objets dans un garde-meubles de son choix aux frais, risques et périls de l’exposant et sans pouvoir être tenu responsable des dégradations ou pertes totales ou partielles.

11.03 Les exposants devront laisser les emplacements, décors, matériels mis à leur disposition dans l’état où ils les auront trouvés. Toutes détériorations causées par leurs installations ou leurs marchandises, soit au matériel, soit au bâtiment, soit enfin au sol occupé, seront évaluées par les services techniques de l’organisateur et mises à la charge des exposants responsables.

 

                                                                                  Chapitre 12

                                                                                        Dispositions diverses

12.01 L’organisateur peut annuler ou reporter la manifestation s’il constate un nombre notoirement insuffisant d’inscrits. L’exposant inscrit se voit alors restituer le montant de son acompte ou de sa participation. Jusqu’au jour de la clôture des inscriptions, l’exposant assume la totalité des risques liés à la non-réalisation éventuelle de la manifestation et notamment la charge exclusive des frais qu’il aura cru devoir engager en prévision de la manifestation.

12.02 L’organisateur peut également annuler ou reporter la manifestation en cas de force majeure. Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment,l’annulation ou le report de la manifestation, toutes situations nouvelles, économiques, politiques ou sociales, à l’échelon local, national, ou international, non raisonnablement prévisibles, indépendantes de la volonté de l’organisateur, qui rendent impossible l’exécution de la manifestation ou qui emportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes.

12.03 Toute infraction aux dispositions du présent règlement, au règlement particulier le complétant,  l’organisateur, peut, sans préjudice de toutes autres poursuites, entraîner, au besoin avec l’assistance de la force publique, la fermeture du stand de l’exposant contrevenant.

12.04 Il en est particulièrement ainsi pour le défaut d’assurance, la non-conformité de l’agencement, le non-respect des règles de sécurité, la non-occupation du stand, la présentation de produits non conformes à ceux énumérés dans la demande d’admission, etc...

12.05 Dans une telle situation, le montant payé au titre de la participation de l’exposant est conservé par l’organisateur, sans préjudice du paiement du solde du prix, de toute somme restant due ou de tous autres dommages-intérêts.

12.06 Quel qu’en soit le bien-fondé, les doléances d’un exposant à l’égard d’un autre exposant, ou de l’organisateur, sont débattues à l’écart de la manifestation et ne doivent, en aucune façon, en troubler la tranquillité ou l’image.

12.07 L’exposant s’interdit expressément de saisir les Tribunaux avant d’avoir, au préalable, mis en œuvre une procédure de conciliation amiable.

12.08 En cas de contestation, les tribunaux du siège de l’organisateur sont seuls compétents.

 

                                                                                                                          Les organisateurs de la convention

                                                                                                                                  « Les Cosplayers du Cœur »

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